5 Secretos para generar relaciones de confianza… A pesar de la virtualidad

Uno de los temores que enfrentan hoy en día los ejecutivos que necesitan trabajar con sus equipos virtualmente, es: +

¿Cómo llegar a construir relaciones cercanas, de confianza, cuando no es posible reunirse presencialmente?+

Secreto No. 1: Tomate unos minutos para saber cómo está cada uno al inicio de la reunión

Los estados en que llegan los participantes a una reunión son muy diversos y el líder requiere saberlos para poder obrar en coherencia con estos.+

El tráfico pesado, la ansiedad por la entrega de un reporte, el nacimiento de un hijo, las emociones debidas a un mal cierre de mes, una noticia que causó euforia, o el estado inestable de salud de un familiar, son algunos de los temas que pueden ocupar la mente de las personas.+

A esto, se le suman las preocupaciones inherentes a la virtualidad: +

• puede resultar confuso cómo acceder a un enlace,
• se copia mal el link y se demora el ingreso a la plataforma,
• nadie quiere ser sorprendido siendo poco hábil en el manejo de la virtualidad, etc.

En lugar de hacer caso omiso al estado en que llegan las personas, indaga brevemente al respecto.+

Cuando tomas unos minutos para preguntar cómo llega cada uno, el simple hecho de dar la oportunidad de verbalizarlo permite que todos se sientan escuchados y sepan cómo están los demás.+

Luego de escuchar a todos los participantes, la sensación de estar todos juntos listos para empezar es muy grata. Lo contrario hace que haya distintos estados de ánimo sin atender. Esto ocasiona que el líder desconozca lo que está sucediendo y empiece a ciegas la reunión.+

EVITA EMPEZAR DIRECTAMENTE CON TEMAS DE TRABAJO. PRIMERO RECIBE A LAS PERSONAS, LUEGO EMPIEZA A TRABAJAR.

"La confianza crece cuando todos saben cómo están."

Secreto No. 2: Cuida los detalles del video

La calidad de la imagen hace sentir cercanía, llega un momento en que los participantes olvidan que están es un espacio virtual.+

Tener la posibilidad de ver a todos los participantes simultáneamente, permite sentir su presencia y leer sus reacciones o necesidades. Esta lectura es indispensable para responder al lenguaje no verbal que se puede captar con gran pericia, también en las reuniones virtuales.+

• Lo ideal es que cada uno esté frente a su cámara de video individualmente. Esto produce una sensación de uniformidad que facilita la interacción.
• Recuerda que cuando más de una persona entra por el mismo canal de video, una de las dos queda frecuentemente fuera del alcance de la cámara y es como si su presencia fuera intermitente. 
• Solicita que la luz ilumine la cara de cada participante de modo que el video tenga mejor definición. Evita que haya participantes a contraluz.
• Invita a que permanezcan con su video activo a lo largo de la reunión, pues cuando alguien lo desactiva, los demás no saben si está escuchando o si está ocupado en alguna otra actividad.

TODOS VISIBLES Y PRESENTES EN IGUALDAD DE CONDICIONES

"La confianza crece cuando puedes leer el lenguaje corporal."

Secreto No. 3: Cuida los detalles del audio

La nitidez del audio, en escenarios virtuales, agrega valor a la reunión pues propicia una escucha más afinada, lo cual impacta positivamente las relaciones que se den entre los participantes. Un audio deficiente impide la comunicación. En plataformas virtuales, el audio es más importante que el video en condiciones normales. Por eso ten en cuenta los siguientes puntos:+

• Es importante que cada participante encuentre un lugar que esté desprovisto de ruido, puede ser su propia oficina o una sala de reuniones, para atender desde allí la reunión.
• Promueve el hábito de que los participantes habiliten el micrófono mientras estén hablando y lo desactiven cuando estén escuchando, esto evita ruidos de fondo que interfieren y distraen dificultando la comprensión.
• Solicita que eviten ser interrumpidos (con llamadas o preguntas de personas que entran a la oficina, por ejemplo). Esto facilitará que se comporten tal como si estuvieran en una sala de reuniones tradicional a puerta cerrada.
• Para asegurar que se esté escuchando y comprendiendo, has parafraseos, síntesis o resúmenes tan frecuentemente como lo consideres necesario, o solicita a otros miembros de tu equipo que lo hagan. La idea es que quien hable se sienta verdaderamente escuchado.

TODOS ESCUCHANDO SOLO LO QUE AGREGA VALOR.

"La confianza crece al sentirse escuchado"

Secreto No. 4: Reconoce los aportes, respeta cualquier punto de vista

Expresar lo que se piensa o siente no siempre es tarea fácil, y hacerlo desconociendo la reacción de los demás puede ser peor. +

Con el fin de que cada participante se sienta valorado, agradece las intervenciones, incluso cuando se trate de puntos álgidos o divergentes de las ideas más plausibles. Esta actitud genera la sensación de estar en un terreno seguro, en donde es posible pensar y aportar puntos de vista sin temor a ser criticado o rechazado.+

Honrar el derecho a disentir, explorar nuevas opciones, mostrar interés benévolo por el comentario de otros, ayuda a crear un ambiente de confianza y un terreno fértil para la creatividad.+

Revisa si lo que se está aportando está alineado con el propósito de la reunión. Si es necesario, parquea la idea para volver a tratarla en otra ocasión y recuerda hacerlo tal como lo estás prometiendo.+

LA CLAVE: BALANCE ENTRE LIBERTAD DE EXPRESIÓN Y RESPETO MUTUO

"La confianza crece cuando se crea un ambiente seguro en el que todos participan tranquilos"

Secreto No. 5: Incentiva la conexión integral y la creación de un nosotros a pesar de la distancia

El ser humano tiene una amplia capacidad de percibir lo que sucede a su alrededor. No obstante, gran parte de lo que percibe queda desatendido por estar más pendiente de lo que se ve y escucha. +

Comprender las sensaciones corporales, las emociones e incluso las imágenes que se capturan durante la reunión brinda información valiosa a todo el equipo pues abre dimensiones raramente exploradas, sobre todo a nivel organizacional.+

Al propiciar esta clase de conexión, las personas aprenden de sí mismas y enriquecen las conversaciones desde perspectivas novedosas. En tales circunstancias, el cerebro empieza a funcionar distinto y demuestra interés por aspectos diferentes a los usuales.+

En escenarios virtuales plantear preguntas como ¿qué se siente en el ambiente ahora? o ¿cuáles emociones están presentes en el grupo en este momento? o ¿qué imagen nos ayudaría a comprender lo que nos está sucediendo? invitan a salir de la zona de confort y a explorar aspectos concernientes al "nosotros" que se está creando en la reunión.+

ROMPE LOS PARADIGMAS DE LA CONECTIVIDAD EN ESCENARIOS VIRTUALES.

"La confianza crece cuando creamos la sensación de un nosotros"